Du liest eine E-Mail auf dem Smartphone. Später erscheint sie am Computer noch als ungelesen – oder sie ist dort überhaupt nicht zu finden. Dahinter kann eine Einstellung stecken, die beim Einrichten des E-Mail-Kontos gewählt wurde: POP3 oder IMAP.
Die beiden Abkürzungen beschreiben unterschiedliche Verfahren zum Abrufen von E-Mails. Wer den Unterschied kennt, kann sein Postfach leichter einrichten und vermeidet unangenehme Überraschungen.
Warum ist dieses Thema relevant?
Viele Menschen nutzen ihr E-Mail-Postfach auf mehreren Geräten: zu Hause am Computer, unterwegs auf dem Smartphone und gelegentlich auf dem Tablet.
Dabei sollen möglichst überall dieselben Nachrichten und Ordner erscheinen. Ob das funktioniert, hängt unter anderem davon ab, wie das E-Mail-Konto eingerichtet ist.
Für die Nutzung auf mehreren Geräten ist IMAP in der Regel die passende Wahl. POP3 kann sinnvoll sein, wenn du deine eingehenden Nachrichten bewusst auf einem einzelnen Computer verwalten möchtest. Microsoft erklärt die beiden Verfahren hier.
Was bedeutet das?
POP3 und IMAP sind sogenannte Protokolle. Damit sind vereinbarte Regeln gemeint, nach denen dein E-Mail-Programm mit dem Computer deines E-Mail-Anbieters zusammenarbeitet. Dieser Computer beim Anbieter heißt Server.
Die langen englischen Namen musst du dir nicht merken:
- POP3 steht für „Post Office Protocol“, Version 3. Das Verfahren lädt neue eingegangene E-Mails auf dein Gerät herunter.
- IMAP steht für „Internet Message Access Protocol“. Dabei verwaltet dein E-Mail-Programm die Nachrichten und Ordner im Postfach beim Anbieter und gleicht Änderungen mit diesem ab.
Als Merkhilfe: POP3 ähnelt dem Abholen von Briefen aus einem Briefkasten. IMAP ähnelt einem gemeinsamen Postfach, in das du von verschiedenen Geräten aus hineinschaust.
Wie funktioniert es?
POP3: E-Mails auf den Computer holen
Bei POP3 ruft dein E-Mail-Programm neue Nachrichten aus dem Posteingang beim Anbieter ab und speichert sie auf deinem Gerät.
Was danach mit den Nachrichten beim Anbieter passiert, hängt von den Einstellungen ab: Sie können dort verbleiben oder nach dem Abruf beziehungsweise nach einer bestimmten Frist gelöscht werden.
Entscheidend ist: POP3 gleicht die weitere Bearbeitung nicht zwischen deinen Geräten ab. Wenn du eine Nachricht am Computer liest oder in einen eigenen Ordner verschiebst, erfährt dein Smartphone davon über POP3 nichts. Auch gesendete Nachrichten werden durch POP3 nicht zwischen den Geräten abgeglichen. Weitere technische Einzelheiten erläutert Microsoft.
IMAP: Ein gemeinsames Postfach nutzen
Bei IMAP bleiben die Nachrichten und die zugehörigen Ordner grundsätzlich beim E-Mail-Anbieter. Dein E-Mail-Programm zeigt sie an und kann zusätzlich Kopien auf deinem Gerät speichern.
Liest du eine Nachricht am Smartphone, wird sie nach dem Abgleich auch am Computer als gelesen angezeigt. Verschiebst du sie in einen Ordner innerhalb des IMAP-Postfachs, erscheint sie dort ebenfalls auf den anderen verbundenen Geräten.
Das gilt auch für Löschungen: Wenn du eine Nachricht aus dem IMAP-Postfach löschst, wird diese Änderung auf die anderen Geräte übertragen.
Bereits vollständig heruntergeladene Nachrichten lassen sich je nach Programm und Einstellung auch ohne Internetverbindung lesen. Änderungen werden dann bei der nächsten Verbindung abgeglichen. Mozilla beschreibt diesen Abgleich und die Offline-Nutzung.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Du erhältst eine Einladung und liest sie auf deinem Smartphone.
Mit IMAP: Am Computer erscheint die Einladung nach dem Abgleich ebenfalls als gelesen. Verschiebst du sie in den Postfachordner „Termine“, findest du sie anschließend auch auf dem Smartphone dort.
Mit POP3: Dein Computer kann die Einladung weiterhin als ungelesen anzeigen. Hat das Smartphone sie bereits abgerufen und beim Anbieter löschen lassen, kann sie am Computer beim nächsten Abruf fehlen.
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Was muss ich konkret tun?
Wenn du ein E-Mail-Konto neu einrichtest
Nutzt du mehrere Geräte, wähle in der Regel IMAP, sofern dein Anbieter dieses Verfahren unterstützt. Viele Programme richten das Konto bereits automatisch passend ein.
Falls du Einstellungen selbst eintragen musst, verwende die Anleitung deines E-Mail-Anbieters. Dort findest du die richtigen Angaben für den Empfang und den Versand.
Wenn du deine bisherige Einstellung prüfen möchtest
- Öffne die Einstellungen deines E-Mail-Programms.
- Wähle das betreffende E-Mail-Konto aus.
- Suche nach „Kontotyp“, „Servereinstellungen“ oder „Posteingangsserver“.
- Prüfe, ob dort POP, POP3 oder IMAP steht.
Die Bezeichnungen unterscheiden sich je nach Programm. Im Zweifel hilft die offizielle Anleitung des Programms.
Wenn du von POP3 zu IMAP wechseln möchtest
Sichere zuerst deine vorhandenen E-Mails – einschließlich deiner gesendeten Nachrichten und eigenen Ordner. Bei POP3 können Nachrichten ausschließlich auf deinem bisherigen Computer liegen.
Ein Wechsel überträgt diese örtlich gespeicherten Nachrichten nicht automatisch in das neue IMAP-Postfach. Häufig muss das Konto zusätzlich als IMAP-Konto eingerichtet werden; in Thunderbird ist das beispielsweise erforderlich. Erst danach lassen sich vorhandene Nachrichten bei Bedarf übernehmen.
Entferne die bisherige Einrichtung erst, wenn du geprüft hast, dass alle benötigten Nachrichten erhalten und gesichert sind. Lass dir bei Unsicherheit dabei helfen. Hinweise zum Wechsel findest du bei Mozilla.
Worauf sollte ich achten?
Ein Abgleich ersetzt keine Datensicherung
Dass deine E-Mails mit IMAP auf mehreren Geräten sichtbar sind, bedeutet nicht, dass du mehrere unabhängige Sicherungen besitzt. Eine versehentliche Löschung kann ebenfalls überall übernommen werden.
Sichere wichtige Nachrichten deshalb zusätzlich außerhalb des laufend abgeglichenen Postfachs. Bei POP3 ist eine regelmäßige Sicherung besonders wichtig, wenn die Nachrichten nur noch auf deinem Computer vorhanden sind. Auch Mozilla empfiehlt zusätzliche Sicherungen.
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Der Speicherplatz beim Anbieter ist begrenzt
Bei IMAP belegen die aufbewahrten Nachrichten und Anhänge Platz in deinem Online-Postfach. Achte auf Hinweise deines Anbieters, wenn dieser Speicher knapp wird.
Bevor du größere Mengen löschst, prüfe, welche Nachrichten du noch benötigst und gesondert sichern möchtest.
Empfang und Versand sind zwei verschiedene Aufgaben
POP3 und IMAP betreffen den Zugriff auf deine empfangenen E-Mails. Für den Versand wird üblicherweise ein weiteres Verfahren verwendet: SMTP. Das ist gewissermaßen der Ausgangsschalter für deine elektronische Post.
Du musst diese Begriffe normalerweise nicht selbst einstellen. Falls doch, übernimm die Angaben und die vorgesehenen Verschlüsselungseinstellungen aus der offiziellen Anleitung deines Anbieters.
Kurz zusammengefasst
- POP3 holt neue E-Mails auf dein Gerät. Gelesen-Markierungen und Ordner werden nicht zwischen den Geräten abgeglichen.
- IMAP hält dein Postfach auf mehreren Geräten auf demselben Stand. Deshalb eignet es sich meist besser für Computer, Smartphone und Tablet.
- Bei IMAP werden auch Löschungen übertragen. Der Abgleich ersetzt keine zusätzliche Datensicherung.
- Vor einem Wechsel unbedingt vorhandene E-Mails sichern. Besonders ältere POP3-Nachrichten können ausschließlich auf deinem bisherigen Computer liegen.
Die wichtigste Merkhilfe: POP3 holt ab – IMAP gleicht ab.
ASW
